Принцип «Своевременности»
Принцип Своевременности лежит в основе эффективного управления ресурсами каждой социальной системы, включая коммерческие.
В описываемой мной концепции ключевым условием эффективной работы системы является готовность ресурсов к моменту обработки ими потока. Если поток выстроен и сформирован идеально, но в момент, когда он достигает точки обработки не готов необходимый ресурс, система не является эффективной.
Поэтому в данном разделе мы рассмотрим следующий принцип, который затрагивает вопросы синхронности момента появления потока и готовности обслуживающего ресурса в конкретной точке пространства и времени. Данный принцип относится ко всем видам ресурсов, которые мы используем в своей деятельности и необходимых для продвижения потока. Это может быть различное оборудование, персонал, складская и автомобильная техника, различные виды помещений, ИТ-инфраструктура — каждый элемент должен быть на необходимом участке, полностью функционален и доступен тогда, когда он там нужен.
Принцип своевременности обозначен следующим образом: ресурсы системы должны быть подготовлены в той точке пространства и времени и в том качестве и количестве, которые соответствуют обрабатываемому потоку. Ни раньше, ни позже, ни в существенном избытке, ни в дефиците, а именно в соответствии с потребностями обрабатываемого потока, и с учетом дальнейшей перспективы их использования.
Это правило должно действовать для всех ресурсов, задействованных в системе. Если в системе ресурс появляется слишком рано, это приведет к увеличению затрат компании. Если же ресурсы будут привлечены слишком поздно, данный участок становится узким местом всей цепочки поставок, блокируя дальнейшее продвижение потока.
Понимание и соблюдение принципа своевременности позволяет не только обрабатывать потоки без задержек до точек синхронизации, но и обеспечивать бесперебойную работу в таких центрах, где происходит объединение или перераспределение потоков. Нарушение же этого принципа приводит к критическим сбоям, даже если другие принципы, например принцип синхронности, выполнены идеально.
Представим, что все потоки приходят в точку синхронизации точно по времени и в нужной последовательности, а в этой точке отсутствуют необходимые ресурсы, в виде складской техники, работников, транспорта. Логично, что результатом такой работы станут задержки в отправке потоков.
Давайте рассмотрим следующий пример. В предыдущем разделе мы говорили о том, что различные потоки, обладающие единым признаком, могут быть объединены в одной точке синхронизации. На складе это может выглядеть так, что товары из разных складских зон, например, паллеты из зоны стеллажного хранения, упаковки из зоны комплектации, были перемещены в место отгрузки точно в необходимое время. Это означает, что принцип синхронности выполнен, так как все потоки прибыли к точке объединения вовремя. Однако если транспортное средство, предназначенное для загрузки данным грузом не подано своевременно, произойдёт остановка потока, а также, возможно и простой вспомогательного ресурса, в виде складской техники и персонала, задействованного в процессе отгрузки. Автомобиль является также ресурсом, и он должен быть готов непосредственно в момент, когда возникает потребность в его применении. В противном случае все подготовленные грузы будут занимать рампу, замедляя отгрузку других направлений, тем самым создавая эффект бутылочного горлышка на складе. При этом, работа склада — это циклический процесс, и задержки работы на разных участках имеют негативные последствия для обработки настоящего и будущих потоков. Ресурсы, которые не могут быть задействованы в полной мере на текущий момент, вынуждены будут обработать дополнительный поток в будущем, чтобы выровнять отставание к началу следующего цикла. А для этого необходимо иметь резерв в мощности или использовать ресурс сверхнормативно, что влечет за собой дополнительные издержки.
Так ломаются системы, которые кажутся идеально синхронизированными и эффективными, что наглядно демонстрирует важность соблюдения принципа своевременности на всех уровнях логистической цепи.
Данный принцип подчёркивает необходимость формирования и использования ресурсов строго в нужный момент, в нужной точке пространства и в нужном количестве. Однако в реальной операционной деятельности использование идеального количества ресурсов не достижимо, из-за большого количества взаимодействующих элементов, приводящих к незапланированным ситуациям и колебаниям потоков во времени.
В процессе нашего ознакомления с книгой, мы рассмотрим и другие принципы, которые говорят, что все системы должны работать с резервом. Контролируемым резервом, который необходим для повышения ее устойчивости.
С другой стороны, мы рассматривали принцип утилизации, соблюдение и контроль которого позволял контролировать загрузку ресурса работой, минимизируя его простой. Поэтому задача менеджерского персонала, найти наиболее эффективный баланс между наличием ресурса и его загрузкой потоком, с учетом перспективы его дальнейшего использования, в каждой точке пространства и времени. И одним из таких ключевых инструментов, позволяющих обеспечить своевременное наличие ресурсов является прогнозирование. Именно оно является базовым в ответе на главный вопрос: какой ресурс, в каком количестве, в какой момент времени и пространства должен быть подготовлен своевременно.
Можно с уверенностью сказать - если вы управляете прогнозированием, значит с большей долей вероятности вы управляете своими ресурсами. И это один из принципов системного и эффективного менеджмента операционной системой. Без модели создания прогнозов любые решения по обеспечению системы ресурсами носят запаздывающий характер. В условиях нестабильной среды и большого количества дуальных отношений, это часто превращается в хаос.